Ygrec Finance B.V. en uw privacy

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij u persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Ygrec Finance B.V.. Wij vinden het belangrijk dat voor u duidelijk is hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.

In dit privacy statement worden bepaalde woorden gebruikt die nadere verklaring vragen. Hieronder leest u wat wij met deze woorden bedoelen:

• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen.
• Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, (email-)adres, leeftijd en geboortedatum. Ook uw Burgerservicenummer en telefoonnummer zijn persoonsgegevens.
• Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

Contactgegevens

De persoonsgegevens worden verwerkt door:

Ygrec Finance B.V.

Plantageweg 1-a

3833 AZ Leusden

Nederland

Tel: +31 35 8882666

Email: administratie@ygrec.nl

Welke persoonsgegevens verwerken wij

Ygrec Finance B.V. verwerkt voor het uitvoeren van haar diensten de volgende categorieën persoonsgegevens:

• identificatiegegevens:zoals uw naam, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, woonplaats, Burgerservicenummer (kinderen en partner), loonheffingsnummer, BTW nummer, kopie ID, IBAN, telefoonnummer en e-mailadres;
• transactiegegevens:zoals uw bankrekeningnummer, in- en verkoopfacturen en afschrijvingen;
• financiële gegevens: zoals facturen, schulden, beleggingen, WOZ-waarden, verzekeringsgegevens, loontoeslagen, belastingtoeslagen, pensioengegevens;
• sociodemografische gegevens: zoals geslacht, of u bent getrouwd, kinderen heeft, nationaliteit, functie en inkomen/salarisgegevens;
• Overige gegevens: ziekte verzuim, hoeveelheid uren gewerkt, arbeidsvoorwaarden en KVK uittreksel.

Op basis waarvan verwerken wij uw persoonsgegevens

• Overeenkomst

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor het opstellen en het vervolgens uitvoeren van een overeenkomst. Het verwerken van de persoonsgegeven moet in deze gevallen strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren of het sluiten van een overeenkomst. Denk hier bijvoorbeeld aan het ontvangen van het aantal gewerkte uren door een werknemer van een klant voor het uitvoeren van de salarisadministratie.

• Gerechtvaardigd belang

Wij mogen uw persoonsgegevens verwerken als we daar zelf een ‘’gerechtvaardigd belang’’ bij hebben. Wij moeten dan kunnen aantonen dat ons belang van uw gegevens te gebruiken zwaarder weegt dan uw recht op privacy. We wegen alle belangen dus af.

De gerechtvaardigde belangen van Ygrec Finance B.V. zijn:

• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
• Het uitvoeren van de met de klant/leverancier gesloten overeenkomst;
• Het bewaren van offertes voor toekomstig gebruik.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wij een relatie willen krijgen, hebben of hebben gehad. Denk daarbij aan:

• (potentiële) klanten en hun medewerkers;
• personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waarmee wij een relatie hebben.

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze organisatie en onze dienstverlening zo goed, betrouwbaar en efficiënt mogelijk te laten zijn. Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doelen:

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de met u gesloten of te sluiten overeenkomst van opdracht. Om een overeenkomst met u te kunnen sluiten verwerken wij persoonsgegevens. Wij verwerken daarnaast voor het uitvoeren van de overeenkomst persoonsgegevens. Deze verwerkingen bestaan uit het volgende:

• Het onderhouden van contact;
• Een goede en efficiënte dienstverlening;
• Het verrichten van administratieve handelingen;
• Facturering en betaling;
• Het voeren van geschillen.

Wij zijn verplicht om de veiligheid en integriteit van de financiële sector te bewaken. Daarom mogen wij uw gegevens gebruiken om (pogingen tot) strafbare of laakbare gedragingen te bestrijden of te voorkomen. Bijvoorbeeld bij fraude.

Wij spelen als administratie kantoor een belangrijke rol in de samenleving. Het kan zo zijn dat overheidsinstanties gegevens bij ons opvragen als zij problemen of strafbare feiten willen onderzoeken. Wij controleren dan wel of hier een goede reden voor is.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de met u gesloten of te sluiten overeenkomst van opdracht en zullen uw gegevens niet voor andere doelen gebruiken.

Met wie delen wij uw gegevens

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derde partijen. Dit doen wij uiteraard niet zonder goede reden. Voor sommige werkzaamheden schakelen wij namelijk derde partijen in. Wij werken samen met andere bedrijven die ons helpen met onze dienstverlening. Denk hierbij aan het boekhoudpakket om u administratie bij te houden en de fiscale aangiftesoftware. Wij maken alleen gebruik van derde partijen die passende beveiligingsmaatregelen treffen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Zij mogen uw persoonsgegevens niet gebruiken voor hun eigen marketingactiviteiten en wij mogen uw gegevens niet zomaar delen met deze partijen. Om dat te borgen, sluiten wij verwerkersovereenkomsten met deze partijen.

Ygrec Finance B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Ygrec Finance B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Deze derden partijen verwerken persoonsgegevens in opdracht van Ygrec Finance B.V. voor de voornoemde doeleinden:

• Exact Holding B.V.;
• Blue 10 B.V.;
• Reed Business Information Ltd (Nextens);
• Microsoft Corporation;
• Dropbox Inc.;
• Make-Life-Easier B.V.

Inzien, aanpassen en verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Ygrec Finance B.V. en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, overdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar administratie@ygrec.nl

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens

Ygrec Finance B.V. bewaart uw persoonsgegevens op basis van de instructie van onze klanten die de verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens zijn. Wij zullen daarnaast uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de doeleinden die in dit privacy statement zijn genoemd.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kent geen concrete bewaartermijnen voor persoonsgegevens. In andere wetten kunnen wel minimale en maximale bewaartermijnen staan. Daar waar wij ons ook aan moeten houden. Denk bijvoorbeeld aan de algemene administratieplicht voor bedrijven zoals vermeld staat in het Burgerlijk Wetboek.

Hoe beveiligen wij u persoonsgegevens

Ygrec Finance B.V. heeft privacy hoog in het vaandel staan en neemt het beschermen van uw gegevens serieus. Ygrec Finance B.V. heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Wij hebben fysieke, elektronische en procedurele beveiligingen ingebouwd, afgestemd op de gevoeligheid van de informatie die we bewaren. Deze beveiligingen kunnen verschillen afhankelijk van de gevoeligheid, indeling, locatie, hoeveelheid, verspreiding en opslag van de persoonsgegevens.

Al onze medewerkers hebben getekend voor geheimhouding. En wij zorgen er voor dat alleen die medewerkers uw persoonsgegevens verwerken die dit vanwege hun functie moeten doen. Er is geïnvesteerd in kennis en nauwkeurigheid in het verwerken van uw persoonsgegevens door onze medewerkers.

Cookies

Op de website worden cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies worden uw IP-adres en de systeeminformatie van uw apparaat verwerkt. Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites – en welke pagina’s – door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

Geautomatiseerde besluitvorming

Ygrec Finance B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Ygrec Finance en profilering

Ygrec Finance B.V. maakt geen profielen van klanten op basis van de gegevens die wij verzamelen met als doel om deze gegevens te analyseren en op die manier inzicht te krijgen in (toekomstige) handelingen en voorkeuren. Daarnaast handelt Into Control B.V. alleen op basis van gegevens die zij direct ontvangen hebben van de klant of verwerkingsverantwoordelijke. Ygrec Finance B.V. maakt geen gedragsanalyses van de informatie die wij over u verzamelen.

Data verwerking buiten de EU

Uw persoonsgegevens worden ook buiten Europa verwerkt. Daarvoor gelden extra regels. Dat komt omdat niet in alle landen dezelfde strenge privacy regels zijn als in Europa.

Soms geven wij gegevens aan andere bedrijven of instanties buiten Europa. Bijvoorbeeld in het kader van cloud storage. Wij zorgen ervoor dat wij met deze partijen aparte overeenkomsten hebben gesloten die voldoet aan Europese standaard.

Wijziging privacy statement

We kunnen dit Privacy & Cookiereglement aanpassen. Dat doen we bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. Wij raden u daarom aan de Privacy Statement regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze website. U treft een link naar de meest actuele versie van ons Privacy Statement onderaan onze website aan. De laatste wijziging was op 31 mei 2018.