Blog door:
Veel ondernemers leveren hun facturen al maandelijks aan. Sommigen sturen hun bonnen en facturen zelfs direct door zodra ze binnenkomen. Dat werkt prettig, omdat de administratie bijgewerkt blijft en je als ondernemer niet hoeft te zoeken naar facturen of bonnetjes van weken geleden.
Toch krijgen we bij Ygrec ook nog wel eens de vraag: waarom moet ik mijn facturen eigenlijk maandelijks aanleveren als de btw-aangifte meestal per kwartaal wordt gedaan? Een logische vraag. In deze blog leg ik uit waarom dit ondernemers juist voordeel oplevert.
Waarom speelt deze vraag?
De meeste ondernemers willen hun administratie vooral goed en praktisch geregeld hebben. Omdat de btw-aangifte meestal per kwartaal wordt gedaan, lijkt het misschien logisch om ook de facturen per kwartaal aan te leveren. Daarom werken we bij Ygrec met maandelijkse aanlevering van verkoopfacturen en inkoopfacturen. De administratie blijft op die manier overzichtelijk en het aanleveren wordt geen grotere klus aan het einde van het kwartaal.
Een praktijkvoorbeeld: ontbrekende facturen
Elke maand controleren we voor onze klanten welke facturen nog ontbreken. Klanten ontvangen dan een overzicht van documenten die we nodig hebben om de administratie verder bij te werken. Veel ondernemers pakken dat direct op. Daardoor blijft de verwerking goed doorlopen.
Soms reageert een ondernemer dat hij liever per kwartaal aanlevert, bijvoorbeeld omdat het druk is en uitstellen makkelijker lijkt. In de praktijk zien we dan vaak dat het juist meer tijd kost. Facturen moeten alsnog uit de mailbox worden gehaald, bonnetjes zijn minder makkelijk terug te vinden en soms wordt per ongeluk een verkeerd document aangeleverd. Een offerte of pakbon lijkt soms op een factuur, maar kan niet als factuur worden verwerkt. Als dat gebeurt, nemen we opnieuw contact op met de klant voor de juiste documenten. Dat kost extra tijd, terwijl het met maandelijkse aanlevering vaak eenvoudig te voorkomen is.
Wat ondernemers vaak over het hoofd zien
Maandelijks aanleveren gaat niet alleen over het werk van Ygrec. Het helpt vooral jou als ondernemer. Je verdeelt je administratieve werk over het jaar, in plaats van dat je aan het einde van het kwartaal een grotere klus hebt liggen.
Ook voor de btw-aangifte werkt dit prettiger. Natuurlijk zorgen we ervoor dat aangiften op tijd worden ingediend. Maar als de administratie eerder compleet is, kunnen we ook eerder verwerken. Dat geeft minder druk rondom de aangiftemomenten en zorgt ervoor dat losse vragen sneller worden opgepakt.
Mijn advies: zo maak je het jezelf makkelijker
Maak van facturen aanleveren een gewoonte. Kies bijvoorbeeld een vast moment in de week waarop je je mailbox controleert en facturen doorstuurt. Ontvang je een bonnetje onderweg? Lever het dan meteen aan via Blue10.
Via de Blue10-app kun je eenvoudig een foto maken van een bonnetje en deze direct uploaden. Over die mogelijkheid horen we veel enthousiaste reacties van onze klanten. Facturen die je via mail ontvangt, kun je doorsturen naar je eigen klantmailadres. Zo komen ze meteen op de juiste plek in jouw administratie terecht.
Let daarbij op dat je echte facturen aanlevert. Voor de administratie hebben we verkoopfacturen en inkoopfacturen nodig. Offertes, orderbevestigingen en pakbonnen kunnen we niet als factuur verwerken.
De meerwaarde van Ygrec
Bij Ygrec kijken we niet alleen naar wat er administratief moet gebeuren. We denken ook mee over hoe het slimmer en eenvoudiger kan. Daarom werken we met duidelijke afspraken, handige digitale oplossingen en maandelijkse controles. Veel ondernemers merken dat het insturen van facturen nauwelijks tijd kost zodra het onderdeel wordt van hun routine. Juist door het klein te houden, voorkom je dat administratie een grote klus wordt.
Heb je vragen over het aanleveren van je facturen of wil je weten hoe je Blue10 slimmer kunt gebruiken? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag om je administratie praktisch en overzichtelijk te organiseren.
