Blog door:
Even inchecken met je bankpas. Onderweg tanken en de bon bewaren voor later. Op het moment zelf werkt het prima. Tot je een paar maanden daarna probeert te achterhalen welke rit zakelijk was, waar de tankbon is gebleven en welk bedrag je in de administratie moet verwerken.
Dat kan slimmer. Reis of tank je regelmatig voor je onderneming? Dan kan een zakelijke ov-kaart, tankpas of mobiliteitskaart je veel zoekwerk besparen. Lees de praktische tips in deze blog.
Wanneer is een zakelijke mobiliteitspas handig?
Niet iedere ondernemer heeft een aparte pas nodig. Reis je maar af en toe met het openbaar vervoer of tank je enkele keren per jaar zakelijk, dan kun je deze kosten ook op een andere manier goed vastleggen.
Een pas wordt vooral interessant wanneer je regelmatig onderweg bent voor klantbezoeken, afspraken op verschillende locaties of zakelijke reizen van medewerkers. In plaats van losse bonnetjes, banktransacties en reisoverzichten ontvang je een periodiek overzicht van de gemaakte kosten.
Praktijkvoorbeeld: zakelijk reizen met één overzicht
Onlangs sprak ik een ondernemer die zijn zakelijke ov-ritten met zijn bankpas betaalde. Inchecken ging gemakkelijk, maar voor de administratie moest hij iedere transactie achteraf koppelen aan een reis. Mijn vraag was dan ook: waarom gebruik je geen NS-Business Card?
We keken samen naar zijn reisgedrag. Hoe vaak reist hij zakelijk? Gebruikt hij alleen de trein of ook de bus, metro en OV-fiets? Een zakelijke ov-kaart bleek in zijn situatie een logische keuze.
Met de basiskaart reis je op rekening en ontvang je de ritten op één maandelijkse btw-factuur. De kaart is bruikbaar voor trein, bus, tram, metro en zelfs de OV-fiets. Afhankelijk van de instellingen kun je ook andere vervoersdiensten toevoegen. De NS-Business Card zonder abonnement is gratis aan te vragen. Het advies was niet ingewikkeld. Juist dat maakt het waardevol: een kleine verandering in de manier van betalen kan iedere maand administratief werk schelen.
Een tankpas voor zakelijke brandstofkosten
Bij tanken gebeurt vaak hetzelfde. Je rekent af, neemt de bon mee en denkt: die verwerk ik later wel. Drie maanden daarna blijkt de bon nergens meer te vinden. Dat is vervelend, omdat je zakelijke kosten en eventuele btw-aftrek goed moet kunnen onderbouwen.
Tank of laad je regelmatig voor je onderneming? Dan kan een tankpas uitkomst bieden. De transacties komen meestal samen op een periodieke factuur. Afhankelijk van de aanbieder kun je de pas ook gebruiken voor elektrisch laden, parkeren of andere vormen van vervoer.
Aan een tankpas of mobiliteitskaart kunnen kosten verbonden zijn. Toch kan de rekensom snel gunstig uitvallen. Doordat je zakelijke brandstofkosten nauwkeurig vastlegt en geen losse tankbonnen meer kwijtraakt, kun je de btw waarop je recht hebt beter onderbouwen en terugvragen. Zeker als je vaak zakelijk tankt, kunnen de kosten van de pas opwegen tegen het administratieve gemak en de btw die anders mogelijk blijft liggen.
Er zijn verschillende aanbieders, tarieven en mogelijkheden. Een mobiliteitskaart kan bijvoorbeeld tanken, laden, parkeren en openbaar vervoer op één factuur combineren. Kijk daarom naar de diensten die je daadwerkelijk gebruikt en laat bij twijfel berekenen welke oplossing bij jouw onderneming past.
Houd zakelijke en privéreizen gescheiden
Nog een tip: vraag een zakelijke kaart aan op naam van je onderneming en gebruik deze alleen voor zakelijke ritten. Houd daarnaast een persoonlijke kaart of bankpas voor privégebruik.
Combineer je zakelijke en privéreizen, dan moet je achteraf alsnog bepalen welke kosten bij je onderneming horen. Daarmee verdwijnt een groot deel van het gemak waarvoor je de pas hebt aangevraagd. Mijn advies? Vermijd de hoofdpijn. Maak de scheiding direct duidelijk.
Welke zakelijke pas past bij jouw onderneming?
De beste oplossing hangt af van de manier waarop je reist. Stel jezelf daarom de volgende vragen:
Hoe vaak reis, tank of laad je zakelijk?
Welke vervoersmiddelen gebruik je?
Wil je ook parkeer- en laadkosten combineren?
Reizen er medewerkers met de kaart?
Wegen de kosten op tegen het gemak en de tijdwinst?
Een zakelijke pas moet je administratie eenvoudiger maken. Twijfel je of een NS-Business Card, tankpas of mobiliteitskaart bij jouw onderneming past? Neem dan gerust contact met ons op. We kijken graag met je mee naar een oplossing die aansluit bij je reisgedrag.
