Ultimate Beneficial Owners oftewel UBO’s zijn de personen die uiteindelijk belang hebben in een organisatie. Nieuwe Europese regelgeving vereist dat alle organisaties hun UBO’s voor 22 maart 2022 inschrijven in het UBO-register. Als dit voor jouw organisatie geldt, is het tijd voor actie. Waarom, hoe en wie? Dat en meer lees je in dit blog.
Heeft mijn organisatie een of meerdere UBO’s?
Goede vraag. Elke organisatie heeft er minimaal één. Vaak ben je het zelf, als eigenaar van een organisatie. Als er meerdere UBO’s zijn, hebben we het over de personen die zeggenschap hebben binnen de organisatie. Met aandelen, een eigendomsbelang of stemrecht van -in alle drie de gevallen- 25%.
Moet ik mijn UBO’s inschrijven en waarom?
De nieuwe Europese regelgeving is er om het witwassen van crimineel geld en het financieren van terrorisme tegen te gaan. Meer inzicht in organisaties en wie het voor het zeggen heeft binnen deze organisaties in Nederland en alle andere EU-landen, helpt daarbij.
In het Nederlandse UBO-register (beheerd door de KVK) moeten straks de UBO-gegevens van deze organisaties inzichtelijk zijn:
- niet-beursgenoteerde, besloten en naamloze vennootschappen
- coöperaties
- stichtingen
- verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid of met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
- personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
- onderlinge waarborgmaatschappijen
- Europese naamloze vennootschappen (SE)
- Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
- rederijen
- Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)
- kerkgenootschappen
Vrijgesteld van UBO-registratie zijn alle overige organisaties. Voor de duidelijkheid: eenmanszaken, beursgenoteerde, besloten en naamloze vennootschappen, 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen, rechtspersonen in oprichting, verenigingen van eigenaars, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven en overige privaatrechtelijke rechtspersonen. Organisaties in Nederland die een vestiging zijn van een buitenlandse organisatie, schrijven hun UBO’s bij het land van herkomst in.
Hoe schrijf ik de UBO’s van mijn organisatie in?
De KVK beheert het Nederlandse UBO-register. Zij hebben een online UBO-opgave geopend per 27 september 2020. Op 27 maart 2022 moeten alle UBO’s via deze online-opgave geregistreerd zijn. Meerdere organisaties? Dat betekent dat je elke organisatie apart moet registreren. Startende organisatie? Dan registreer je de UBO’s direct bij de inschrijving bij de KVK of de notaris.
De online UBO-Opgave bestaat uit twee delen. De voorbereiding en de opgave zelf. In de voorbereiding bekijk je eerst goed of je verplicht bent je UBO’s in te schrijven, breng je in kaart wie de UBO’s binnen je organisatie zijn en verzamel je de documenten die nodig zijn bij de UBO-opgave. Met name het verzamelen van de documenten kan wat tijd kosten, dus start er op tijd mee.
Benodigde documenten voor UBO-registratie:
- Kopie van statuten van alle BV’s (holding en werkmij)
- Kopie ID
- DigiD
- Privé bankpas
Wie kan straks de UBO’s van mijn organisatie inzien?
De KVK heeft zich te houden aan de richtlijnen van de AVG bij het verwerken van de UBO-gegevens. Een deel van de gegevens in het UBO-register is openbaar door een wettelijke bepaling. Het gaat hier om de voor- en achternaam, de geboortemaand en -jaar, de nationaliteit en het land waar de UBO woont. Ook het belang van de UBO in een organisatie mag iedereen inzien door een uittreksel UBO-register bij de KVK aan te vragen.
Bij de registratie vul je ook niet-openbare gegevens in, zoals de geboortedag, -plaats en woonadres. Deze mogen alleen bevoegde autoriteiten zoals het Openbaar Ministerie inzien, als zij dat nodig vinden voor bijvoorbeeld onderzoek naar witwaspraktijken.
Alleen als een UBO minderjarig is, onder curatele staat of beschermd wordt door de politie kunnen bovenstaande openbare gegevens toch afgeschermd zijn. Wwft-instellingen met een financiële taak of bevoegde autoriteiten kunnen deze gegevens wél inzien.
Hulp nodig bij de UBO-registratie?
Het registratieproces via bovenstaande link van de KVK is een helder stappenplan. Toch kunnen we ons voorstellen dat er ergens verwarring ontstaat tijdens de registratie. Neem gerust contact met ons op. We kijken mee via Teams of maken een afspraak met u om de registratie samen te doorlopen.
