Bankkoppeling met Exact Online: zo automatiseer je meer van je administratie
Een paar jaar geleden liep bijna alles via één zakelijke bankrekening. Inmiddels betalen klanten via Mollie, PayPal of Stripe, werk je misschien met Wise of Revolut en loopt je gewone bankrekening door. Meer mogelijkheden voor je bedrijf, maar liever niet meer administratief werk.
Dat hoeft ook niet. Met de juiste bankkoppelingen kunnen transacties automatisch in Exact Online terechtkomen en kan zelfs een deel van het afletteren worden overgenomen. Bij Ygrec kijken we daarom steeds vaker naar de mogelijkheden van bankkoppelingen, om handmatig werk te verminderen en je administratie actueler te houden.
Bankkoppelingen met Exact Online: er kan steeds meer
Een koppeling tussen Exact Online en ABN AMRO, ING of Rabobank is inmiddels vrij bekend. Maar ook betaalplatforms en internationale financiële diensten zoals Mollie, PayPal, Wise, Revolut en Stripe kunnen worden gekoppeld. Daarbij zijn de verschillen groot. De ene koppeling haalt vooral transacties op, terwijl een andere oplossing betalingen automatisch koppelt aan openstaande facturen of transactiekosten afzonderlijk boekt. De belangrijkste vraag is daarom: wat wil je bereiken met een bankkoppeling?
Welke bank- en betaalkoppelingen zijn mogelijk?
Onderstaand overzicht laat een aantal mogelijkheden zien. Tarieven en voorwaarden van externe aanbieders kunnen wijzigen. Welke oplossing geschikt is, hangt af van de manier waarop je betalingen ontvangt en verwerkt.
| Bank of betaalplatform | Mogelijkheid | Synchronisatie | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|
| ABN AMRO, ING, Rabobank, Triodos, bunq, Knab, ASN, RegioBank en Van Lanschot | PSD2-bankkoppeling | Minimaal 4x per dag | Toestemming moet periodiek worden vernieuwd |
| Revolut Business | Rechtstreeks met Exact Online | Automatisch | Koppeling wordt vanuit Revolut ingesteld |
| Wise Business | Wise-integratie | Iedere 4 uur | Per valuta is een aparte bankrekening in Exact nodig |
| Mollie | Via Combidesk | Iedere nacht | Kan betalingen afletteren en transactiekosten apart boeken |
| Mollie | Via Exact Online | Dagelijks | Onder andere voor betaalstatussen en betaallinks |
| PayPal | Via Combidesk | Dagelijks | Kan betalingen koppelen aan openstaande posten |
| Stripe | Via onder andere Combidesk, Denovit of xCore | Afhankelijk van oplossing | Verschillende koppelingen mogelijk voor betalingen, facturen en verkoopboekingen |
| Overige banken | Via externe PSD2-aanbieder | Vaak meerdere keren per dag | Mogelijkheid wanneer Exact de bank niet rechtstreeks ondersteunt |
Praktijkvoorbeeld: drie geldstromen, één administratie
Dit is precies het soort situatie dat we bij Ygrec steeds vaker tegenkomen. Een ondernemer ontvangt bijvoorbeeld betalingen via Mollie en PayPal, terwijl de zakelijke kosten via de gewone bankrekening lopen. Zonder koppelingen moeten die verschillende geldstromen uiteindelijk handmatig met elkaar in verband worden gebracht. Die handmatige verwerking brengt bij Ygrec ook extra kosten met zich mee.
Met een goede inrichting worden bankmutaties automatisch opgehaald en kunnen betalingen via Mollie en PayPal grotendeels worden gekoppeld aan de juiste openstaande facturen. Dat scheelt administratief werk en zorgt ervoor dat transacties sneller worden verwerkt. Voor Ygrec betekent dit dat we eerder over actuele cijfers beschikken en sneller kunnen signaleren wanneer bijvoorbeeld kosten oplopen, debiteuren langer openstaan of marges veranderen.
Mollie, Wise, Revolut of Stripe koppelen?
Niet iedere betaalprovider werkt hetzelfde en juist daarin zit het verschil.
- Bij Mollie kan bijvoorbeeld een aflettermodule worden gebruikt die uitbetalingen ophaalt, openstaande posten matcht en transactiekosten afzonderlijk boekt.
- Wise is interessant voor ondernemers die met meerdere valuta werken. De transacties worden automatisch gesynchroniseerd, waarbij in Exact per valuta een aparte bankrekening wordt ingericht.
- Ook Revolut Business kan rechtstreeks met Exact Online worden verbonden.
- Voor Stripe bestaan meerdere oplossingen. Afhankelijk van de gekozen koppeling kunnen bijvoorbeeld transacties, facturen of verkoopboekingen naar Exact worden gestuurd.
- Gebruik je PayPal, dan kan via een externe koppeling ook het afletteren van betalingen grotendeels worden geautomatiseerd.
Drie tips voor een goede bankkoppeling
-
Kijk eerst waar het meeste handwerk zit. Komen veel transacties via één betaalprovider binnen? Dan valt daar vaak de grootste tijdwinst te behalen.
-
Kijk naar de totale kosten. Een koppeling die maandelijks geld kost, maar structureel veel handmatig werk voorkomt, kan aantrekkelijker zijn dan een gratis oplossing met minder mogelijkheden. Moeten transacties door Ygrec handmatig worden verwerkt, dan brengt dit 10% van de kosten van Ygrec Fundament met zich mee. Een koppeling kan daardoor niet alleen tijd besparen, maar onderaan de streep ook financieel aantrekkelijker zijn.
-
Zorg dat Exact Online goed is ingericht. Dagboeken, grootboekrekeningen en eventuele valutarekeningen moeten aansluiten op de koppeling. Zo voorkom je dat automatisering juist extra correctiewerk oplevert.
Praktisch: bankkoppeling instellen in Exact Online
Voor een reguliere bankkoppeling ga je in Exact Online via de cockpit naar Bank. Is de bank nog niet gekoppeld, dan kan eerst een bedrijfsscreening nodig zijn. Vervolgens kies je voor Bankkoppeling aanmaken en geef je via je eigen bankomgeving toestemming voor de verbinding. Bij sommige koppelingen moet die toestemming periodiek opnieuw worden gegeven.
Meer automatiseren in Exact Online?
Gebruik je Mollie, PayPal, Wise, Revolut, Stripe of meerdere bankrekeningen naast elkaar? Dan is de kans groot dat er nog handmatig werk te besparen valt. We adviseren regelmatig ondernemers over de bankkoppeling die het best bij hun bedrijf past. Graag eens overleggen waar het efficiënter kan? Neem gerust contact met ons op. Want de beste bankkoppeling is er één die je financiële processen echt slimmer maakt.
