Blog door:
Eén bonnetje ontbreekt. Geen groot bedrag en meestal geen reden tot zorgen. Het overkomt vrijwel iedere ondernemer weleens. Toch vragen mijn collega’s en ik naar zo’n missende factuur. Waarom? Daarover gaat het in deze blog.
Als junior assistent-financieel adviseur kijk ik bij Ygrec naar de volledigheid en actualiteit van administraties. Daarbij controleer ik niet alleen wat al is verwerkt, maar signaleer ik ook welke informatie mogelijk nog nodig is. Zo zorgen we samen voor cijfers die een betrouwbaar beeld van je onderneming geven.
Eén ontbrekende bon als signaal
Iedere ondernemer vergeet weleens een bonnetje of factuur aan te leveren. Een tankbon blijft in de auto liggen, een kassabon verdwijnt in een jaszak of een factuur raakt ondergesneeuwd in de mailbox. Dat hoeft het financiële beeld niet direct te veranderen. Een ontbrekend document kan wel aangeven dat er meer stukken missen. Misschien zijn er vaker losse uitgaven geweest, stuurt een leverancier zijn facturen niet meer naar het juiste adres of is de administratie door drukte blijven liggen.
Daarom controleren we onder meer of terugkerende kosten zijn verwerkt, de omzet aansluit en bekende facturen aanwezig zijn. Zien we een afwijking? Dan nemen we contact op met de ondernemer en zoeken we gericht uit wat er nog moet worden aangeleverd.
Een complete administratie als basis voor financieel advies
Junioren vormen binnen Ygrec een eerste controlelaag. Wij werken administraties bij, signaleren ontbrekende posten en bereiden de cijfers voor op rapportages, het jaarwerk en financieel advies. Wanneer meerdere kostenposten ontbreken, kan de winst hoger lijken dan deze werkelijk is. Ook de ruimte voor een investering wordt dan mogelijk te positief ingeschat. Is een terugkerende factuur nog niet binnen, maar weten we dat de kosten eraan komen? Dan kunnen we een reservering opnemen.
Onze ervaren adviseurs gebruiken de gecontroleerde gegevens vervolgens om ontwikkelingen te herkennen en met ondernemers vooruit te kijken. Zo werken we binnen Ygrec samen aan advies dat aansluit bij wat er werkelijk in een onderneming gebeurt.
Investeren op basis van actuele cijfers
Stel dat je kwartaalcijfers een mooie winst laten zien en je overweegt nieuwe apparatuur aan te schaffen. Voordat we adviseren, kijken we eerst of de administratie compleet is en welke informatie nog nodig is. Ontbreken er bonnetjes of facturen? Dan vragen we die gericht op.
Daarnaast kijken we samen vooruit. Verwacht je binnenkort nog grote uitgaven? Hoe ontwikkelt de omzet zich? En welke andere verplichtingen komen eraan? Met die informatie kunnen we beter inschatten hoeveel financiële ruimte er werkelijk is en wanneer een investering het best past. Zo nemen we beslissingen op basis van actuele cijfers en een compleet beeld van je onderneming.
Zo houd je je administratie actueel
Hoe sneller een ontbrekende bon wordt ontdekt, hoe gemakkelijker je deze terugvindt. Na een paar dagen weet je meestal nog waar een uitgave voor was. Een paar maanden later moet je mogelijk bankmutaties, agenda’s en e-mails nalopen. Met drie eenvoudige gewoonten verklein je de kans dat documenten ontbreken:
Plan een vast aanlevermoment
Reserveer iedere maand tijd om te controleren of alle facturen en bonnetjes zijn aangeleverd. Zo wordt je administratie een routine in plaats van een klus die blijft liggen.Laat facturen rechtstreeks toesturen
Vraag vaste leveranciers om het inkoopmailadres van Blue10 in de cc te zetten. De factuur komt dan direct op de juiste plek terecht.Fotografeer bonnetjes direct
Met de Blue10-app leg je een bon meteen na de aankoop vast. Het papieren exemplaar hoeft dan niet weken in je portemonnee of tas te blijven zitten.
Werk je liever met scans of e-mail in plaats van met de Blue10-app? Dat kan ook. De beste werkwijze is de routine die bij jou past en die je gemakkelijk volhoudt. Door documenten maandelijks aan te leveren, kunnen we ontbrekende stukken vroeg signaleren en verlopen ook de btw-aangifte, rapportages en jaarafsluiting soepeler.
Wat vertelt die ene bon?
Iedere bon en factuur draagt bij aan een compleet beeld van je onderneming. Door je administratie maandelijks bij te werken, houden we samen de cijfers actueel en zien we tijdig welke informatie nog nodig is. Zo beschikken onze adviseurs over een betrouwbare basis voor realistische inzichten en financieel advies dat past bij jouw onderneming.
