Blog van assistent-financieel adviseur Herjan Soldaat
Het getal 21
Het getal waar het in deze blog om draait, is 21. Daarbij gaat het om het standaard btw-tarief dat terugkomt op vrijwel iedere factuur die je verstuurt. Maar 21% is meer dan een percentage. Het is een getal dat direct raakt aan je cashflow, je administratie en je verplichtingen richting de Belastingdienst.
Zeker in de btw-maand wordt dit ineens heel concreet. In gesprekken met ondernemers merk ik dat dit dan ook vaak onderwerp van gesprek is.
Een besliscijfer
Die 21% bepaalt hoeveel btw je afdraagt, hoeveel je kunt terugvragen en of je administratie voldoet aan de wetgeving. Daarmee is het geen detail, maar een besliscijfer. Een verkeerde inschatting werkt twee kanten op. Voer je niet-zakelijke kosten op als zakelijk, dan loop je risico op correcties of boetes. Maar laat je juist zakelijke kosten liggen, dan betaal je onnodig te veel belasting. Goede begeleiding maakt hierin het verschil.
Niet voor iedereen hetzelfde
Hoewel 21% het meest gebruikte btw-tarief is, geldt het niet voor iedere ondernemer. Zo werken veel horecabedrijven met 9% btw op een groot deel van hun omzet. Ook in andere sectoren gelden uitzonderingen.
Zakelijke kosten: waar het vaak misgaat
Een belangrijk onderdeel van btw is de vraag wat je wel en niet als zakelijke kosten mag opvoeren. In de praktijk zien we twee uitersten: ondernemers die te veel opvoeren en ondernemers die juist aftrek laten liggen. In het eerste geval loop je risico, in het tweede betaal je te veel. Daarom denken we hier actief in mee. Twijfel je? Dan is het altijd verstandig om het te checken.
Praktijkvoorbeeld: het bonnetje dat geld kost
Een situatie die we regelmatig zien, bijvoorbeeld in de bouw: een ondernemer koopt materialen, stopt het bonnetje in zijn broekzak en gaat door. Later blijkt dat de broek al in de was zit en het bonnetje weg is. Het lijkt klein, maar dit soort situaties zorgen ervoor dat kosten niet worden verwerkt en btw-aftrek verloren gaat.
Een bon of factuur is namelijk niet alleen nodig voor de Belastingdienst, maar ook voor ons als bewijsstuk. Zonder dit bewijs kunnen we de btw niet meenemen in de aangifte en is het soms lastig te bepalen waar de kosten precies voor zijn gemaakt. In zulke gevallen worden kosten al snel als privé gezien. Denk hier dus niet te makkelijk over. Uiteindelijk betaal je daardoor meer belasting dan nodig is.
Slimme tools maken het verschil
Om dit te voorkomen, richten we bij Ygrec de administratie zo efficiënt mogelijk in. Met vaste systemen en tools zoals Blue10 leg je bonnetjes en facturen direct digitaal vast. Gegevens worden automatisch verwerkt en gecontroleerd, waardoor je administratie continu op orde is. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.
Ontzorging als uitgangspunt
Btw is voor de meeste ondernemers geen prioriteit en dat hoeft ook niet. Wat wij belangrijk vinden, is dat jij er geen omkijken naar hebt. Richting deadlines zorgen wij dat alles ruim op tijd geregeld is. Door automatisering en een vaste werkwijze kunnen we dit betrouwbaar uitvoeren. In combinatie met onze abonnementsstructuur betekent dit dat je doorlopend wordt ondersteund in administratie, aangiftes en advies.
Mijn advies
Zie die 21% niet als iets dat er ‘gewoon bij hoort’. Het is een getal dat invloed heeft op je cijfers, keuzes en risico’s. Mijn advies:
- zorg dat je administratie op orde is
- lever je gegevens op tijd aan
- en stel vragen als je twijfelt
Hoe eerder iets duidelijk is, hoe beter we je kunnen helpen. Zodat jij kunt ondernemen zonder zorgen over je cijfers.
